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黨政構(gou)造電子(zi)公函歸檔標準(GB/T39362-2020)
    
宣布時候:2020-12-31
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國度標(biao)準化操持委員會在2020年第26號通知(zhi)布(bu)告(gao)中核準《黨政構造電子公(gong)函(han)歸(gui)檔標(biao)準》(以下簡(jian)稱《標(biao)準》)將于2021年6月1日正式(shi)實行。

《標準》按(an)照保(bao)留(liu)構(gou)(gou)(gou)成原貌、堅持無(wu)機接(jie)洽、保(bao)障持久可(ke)用的(de)準繩,對黨政構(gou)(gou)(gou)造(zao)(zao)電(dian)子公(gong)(gong)(gong)函(han)的(de)歸(gui)(gui)檔流程、元數據請(qing)求、歸(gui)(gui)檔數據構(gou)(gou)(gou)造(zao)(zao)和歸(gui)(gui)檔格局等提出(chu)了(le)請(qing)求,對電(dian)子公(gong)(gong)(gong)函(han)的(de)搜集、清算(suan)、移交、領(ling)受和電(dian)子公(gong)(gong)(gong)函(han)歸(gui)(gui)檔體(ti)系功效請(qing)求、歸(gui)(gui)檔接(jie)口請(qing)求等作出(chu)了(le)劃定,為黨政構(gou)(gou)(gou)造(zao)(zao)標準展開電(dian)子公(gong)(gong)(gong)函(han)歸(gui)(gui)檔供給(gei)(gei)了(le)按(an)照,為其余構(gou)(gou)(gou)造(zao)(zao)和企業奇(qi)跡單元電(dian)子文(wen)件(jian)的(de)歸(gui)(gui)檔供給(gei)(gei)了(le)參考。

該(gai)標(biao)準的(de)宣布彌補了我國在電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公(gong)(gong)函(han)歸檔(dang)(dang)國度標(biao)準范疇的(de)空缺(que),完美了黨(dang)政構(gou)造(zao)(zao)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公(gong)(gong)函(han)系列標(biao)準體系。該(gai)標(biao)準的(de)實施是我國黨(dang)政構(gou)造(zao)(zao)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公(gong)(gong)函(han)操持標(biao)準化(hua)(hua)歷程(cheng)(cheng)中的(de)主要(yao)事(shi)務,對有用買通(tong)黨(dang)政構(gou)造(zao)(zao)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公(gong)(gong)函(han)構(gou)成、操持、歸檔(dang)(dang)、保存全流程(cheng)(cheng)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)化(hua)(hua)的(de)“最初(chu)一千米(mi)”,實現電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公(gong)(gong)函(han)僅以電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)情勢歸檔(dang)(dang)和保存將起到主要(yao)的(de)鞭策感化(hua)(hua)。


1 規模

本標準劃定了(le)黨(dang)政(zheng)構(gou)造電子公函(han)歸(gui)(gui)(gui)檔(dang)的總則(ze)、歸(gui)(gui)(gui)檔(dang)流程、歸(gui)(gui)(gui)檔(dang)元數據(ju)(ju)、歸(gui)(gui)(gui)檔(dang)數據(ju)(ju)構(gou)造和歸(gui)(gui)(gui)檔(dang)格局(ju)請求。

本標準合用(yong)于各級黨政構造(zao)電(dian)子公(gong)函(han)體系發生的(de)(de)電(dian)子公(gong)函(han)的(de)(de)歸(gui)(gui)檔和(he)處(chu)置。其余(yu)構造(zao)和(he)企(qi)業奇跡單(dan)元的(de)(de)電(dian)子公(gong)函(han)的(de)(de)歸(gui)(gui)檔和(he)處(chu)置可參照履行。


2 標準(zhun)性援用文件

以下文件對本文件的操縱是必不可少的。但凡注日期的援用文件,僅注日期的版本合用于本件。但凡不注日期的援用文件,其最新版本(包羅一切的點竄單)合用于本文件。

GB/T 18894—2016 電(dian)子文(wen)件歸檔與電(dian)子檔案操持標(biao)準

DA/T 22—2015 歸檔文(wen)件清算法(fa)則

DA/T 70—2018 文書類電(dian)子檔案檢測(ce)普(pu)通請求

構(gou)造文件(jian)資料(liao)歸檔(dang)規模和文書(shu)檔(dang)案(an)保存刻日劃定(國度檔(dang)案(an)局令(ling)第 8 號)


3 術語和(he)界說

以下(xia)術語和(he)界說合用(yong)于本文件。

3.1 電子公(gong)函 eletronic official document

以數字情(qing)勢存儲(chu)于(yu)磁盤(pan)、光盤(pan)等媒體,依靠計(ji)較(jiao)機(ji)體系瀏(liu)覽、處置并(bing)可(ke)在通訊(xun)搜(sou)集上(shang)傳輸的公(gong)函。[GB/T 33476.1—2016,界說 3.1]

3.2 電子檔(dang)案 electronic record

具(ju)備憑據、覆(fu)按和保存(cun)代價并(bing)歸檔保存(cun)的(de)電子公(gong)函及(ji)相干信息。

注∶改寫 DA/T 58—2014,界說 2.2。

3.3 歸(gui)檔(dang) archiving

將具備保(bao)存代價(jia)且操持終了的(de)電子公函及相干(gan)信(xin)息經(jing)搜集、清算并(bing)向檔案局(ju)部移(yi)交的(de)進程。

3.4 元數據 mnetadata

描寫(xie)電(dian)子(zi)公(gong)函或電(dian)子(zi)檔案的(de)內容(rong)、背景、布局及其(qi)操持進(jin)程的(de)數據。

注(zhu)∶改寫 GB/T 18894—2016,界說 3.3。

3.5 數字工(gong)具 digital object

經由進程計較機顯現的工具,比(bi)方由特(te)定的體系(xi)或(huo)軟件操縱法(fa)式天(tian)生的文件。

注∶改寫 GB/T 34840.2—2017,界(jie)說 3.11。

3.6 內容數據 content data

電子公函或電子檔案中包(bao)羅的(de)數字工(gong)具。

注∶改(gai)寫ISO14721:2012,界說1.7.2。

3.7 數(shu)據構造 data organization

按照必然(ran)的(de)法則和體例(li)對數據(ju)停止歸并、存儲、處置的(de)進程(cheng)。

3.8 開放式版式文(wen)檔 open fixedlayout document

自力于軟件,硬件、操(cao)縱體(ti)系、輸入裝備(bei)的版式文檔格局。[GB/T 33190—2016,界說(shuo)3.2]

3.9 信息(xi)包 information packuge

由(you)內容數(shu)據和相干保存(cun)描寫(xie)信(xin)息構成(cheng)的信(xin)息全(quan)體。

注:改寫(xie)DA/T 58—2014,界(jie)說 2.8。

3.10 歸檔信息包 archiving submission information package

電(dian)(dian)子公(gong)函構(gou)成或操持(chi)局(ju)部在歸檔(dang)時按照請求對電(dian)(dian)子公(gong)函及(ji)相(xiang)干信(xin)息停止構(gou)造(zao)并向檔(dang)案局(ju)部提交的信(xin)息包。

3.11 封裝 encapsulation

將(jiang)電子公(gong)函或電子檔案及其元數據作為一個全體(ti)按指定布局(ju)打包的進程。

注:改寫DA/T 58—2014,界說 3.12。

3.12 數字工具(ju)標識 electronic file identifier

一(yi)(yi)份(fen)電子檔案中每一(yi)(yi)個文件的編號。


4 縮略語

以下縮略語(yu)合用于本(ben)文件。

OCR:光學字符辨認(Optical Character Recognition)

OFD∶開放(fang)式版(ban)式文(wen)檔(Open Fixedlayout Document)

XMI∶可擴大標記說話(Extensible Markup Ianguage)


5 總則

5.1 展開電子公函歸檔任務應遵守保留構成原貌、堅持無機接洽、保障持久可用的準繩。

5.2 電子公函歸檔進程中發生(sheng)責權交代、數據格局(ju)改變等(deng)嚴(yan)重變更時(shi)應(ying)構成并保(bao)存其變更記(ji)實(shi)。

5.3 電(dian)子公(gong)函歸檔時(shi)應請求歸檔信息包(bao)中不包(bao)羅非開放的緊縮、加密、署(shu)名、印(yin)章、時(shi)候戳(chuo)等手藝辦(ban)法,以(yi)削減手藝依靠(kao)性。

5.4 電子(zi)公函(han)搜集、清(qing)算,移交任務應由電子(zi)公函(han)構成或(huo)操(cao)持局部(bu)實現(xian),檔(dang)案局部(bu)擔任檔(dang)案領受并(bing)對全部(bu)歸檔(dang)進程予以須要的營(ying)業(ye)指點。

5.5 電子公函(han)擬制(zhi)或操持(chi)時應肯定是不是須要歸(gui)檔(dang)(dang),歸(gui)檔(dang)(dang)任務宜接(jie)納隨辦(ban)隨歸(gui)體(ti)例(li),向檔(dang)(dang)案局部移交時候(hou)最遲(chi)不跨越(yue)電子公函(han)清算(suan)實現后的次(ci)年6月。

5.6 黨政構造按照《構造文件資(zi)料(liao)歸檔規模(mo)和文書檔案保(bao)存刻(ke)日劃(hua)定(ding)》的請求擬定(ding)電子(zi)公函歸檔規模(mo)和保(bao)存刻(ke)日表(biao)。

5.7 應(ying)設想(xiang)電子(zi)公(gong)函歸(gui)檔(dang)體系(xi)知足電子(zi)公(gong)函歸(gui)檔(dang)進程的(de)操持(chi)請(qing)求(qiu),功效請(qing)求(qiu)見(jian)附錄A,其余(yu)未盡描寫可參(can)考GB/T29194-2012。應(ying)設想(xiang)電子(zi)公(gong)函體系(xi)、電子(zi)檔(dang)案操持(chi)體系(xi)的(de)歸(gui)檔(dang)接口,實現(xian)體系(xi)對(dui)接,接口請(qing)求(qiu)見(jian)附錄B。


6 電子公(gong)函歸檔流程(cheng)

6.1 整體流程

電(dian)(dian)子公(gong)函(han)(han)歸(gui)檔(dang)進(jin)程從電(dian)(dian)子公(gong)函(han)(han)構成或操持局部發(fa)生電(dian)(dian)子公(gong)函(han)(han)起(qi)頭到檔(dang)案局部領受(shou)歸(gui)檔(dang)信息(xi)包竣事。全部進(jin)程可分(fen)為(wei)文件搜(sou)集、文件清算、文件移(yi)交(jiao)、檔(dang)案領受(shou)4個關鍵,共(gong)12個步(bu)驟,即捕獲、錄入,轉換、組件、編(bian)號、封裝、移(yi)交(jiao)檢測、移(yi)交(jiao)掛(gua)號、提交(jiao)、領受(shou)檢測、領受(shou)掛(gua)號、領受(shou)確認。

6.2 文件搜集

按照電子(zi)公(gong)(gong)函歸檔規模的(de)請(qing)求,實現電子(zi)公(gong)(gong)函及其元(yuan)數據(ju)的(de)搜(sou)集(ji),搜(sou)集(ji)宜接納主(zhu)動捕(bu)獲體(ti)例(li),在(zai)沒法(fa)主(zhu)動捕(bu)獲的(de)情況下也可手工錄入。文件(jian)搜(sou)集(ji)的(de)步驟以下∶

a)捕(bu)獲(huo)∶在電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)構(gou)成和操持(chi)進程中應隨時(shi)捕(bu)獲(huo)擬歸(gui)檔電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han);電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)元數(shu)據(ju)應與電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)內(nei)容(rong)數(shu)據(ju)一路(lu)捕(bu)獲(huo);捕(bu)獲(huo)的(de)電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)及元數(shu)據(ju)應齊(qi)備、完全,堅持(chi)電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)之間的(de)無機接洽;電(dian)(dian)子(zi)(zi)公函(han)內(nei)容(rong)數(shu)據(ju)應與其(qi)構(gou)成時(shi)堅持(chi)分(fen)歧。

b)錄(lu)入(ru)∶對局(ju)部未進入(ru)電(dian)子(zi)公(gong)函(han)體系停止流轉的文(wen)(wen)件(jian),可(ke)經由進程文(wen)(wen)件(jian)掃描并著錄(lu)元數據(ju)、電(dian)子(zi)公(gong)函(han)上傳(chuan)掛接,脫機數據(ju)包導入(ru)等(deng)體例(li)實(shi)現電(dian)子(zi)公(gong)函(han)的搜集。電(dian)子(zi)公(gong)函(han)元數據(ju)著錄(lu)應知足第7章的請(qing)求(qiu)。

c)轉(zhuan)換∶電子(zi)公函捕獲(huo)或錄入后(hou),對不合(he)適歸檔(dang)格(ge)局請求(見第9章)的電子(zi)公函應停止格(ge)局轉(zhuan)換,以知(zhi)足歸檔(dang)電子(zi)公函保存和操縱的需要(yao)。

6.3 文(wen)件清算(suan)

按照 DA/T 22—2015及文(wen)(wen)件(jian)清算相干(gan)劃定對電子(zi)公函(han)展開(kai)清算任務。文(wen)(wen)件(jian)清算的(de)步驟(zou)以下∶

a)組件(jian)∶電子公函(han)普(pu)通以件(jian)為單元停止清算(suan),件(jian)內(nei)文件(jian)的構成和件(jian)內(nei)文件(jian)排序(xu)應合(he)適 DA/T22—2015 的請(qing)求;

b)編(bian)號∶對(dui)實現組件(jian)的(de)電子公函,按照DA/T22—2015的(de)請求停止分類和排序,并體例檔號;

c)封裝∶將(jiang)實現組(zu)件和(he)編號的(de)擬歸檔電子公(gong)函(han)及其元數據封裝成歸檔信息包(見第8章(zhang))。

6.4 文件移交

電(dian)子公函(han)清算實現以后(hou),由電(dian)子公函(han)構成(cheng)或操(cao)(cao)持局部(bu)向檔案局部(bu)移交,并(bing)按照 GB/T 18894-2016的請求(qiu)操(cao)(cao)持相干手續(xu)。文件移交的步(bu)驟(zou)以下:

a)移交(jiao)檢(jian)測∶電子(zi)公(gong)(gong)函(han)(han)提交(jiao)歸檔前(qian),電子(zi)公(gong)(gong)函(han)(han)構成或操持局部應按照(zhao)DA/T 70—2018的(de)(de)請(qing)(qing)求和檔案(an)局部的(de)(de)領(ling)受請(qing)(qing)求,對電子(zi)公(gong)(gong)函(han)(han)的(de)(de)實(shi)在性(xing)(xing),完全性(xing)(xing),可用性(xing)(xing)和寧靜(jing)性(xing)(xing)等方(fang)面停止檢(jian)測,檢(jian)測及格前(qian)方(fang)可提交(jiao)歸檔;

b)移(yi)交掛(gua)號∶電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)公(gong)函提(ti)交歸(gui)檔進程中,電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)公(gong)函構成或操持局部應盤點、核實電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)公(gong)函的(de)文(wen)(wen)種、成文(wen)(wen)日期、保存刻(ke)日、件(jian)(jian)數、巨細(xi)等信息,確(que)認無(wu)誤后(hou)掛(gua)號《電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)(wen)件(jian)(jian)歸(gui)檔掛(gua)號表》,《電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)(wen)件(jian)(jian)歸(gui)檔掛(gua)號表》見(jian)GB/T 18894—2016的(de)表 A.1;

c)提(ti)交∶電(dian)子(zi)公函構(gou)成或操持(chi)局(ju)部應將歸(gui)檔(dang)信息包連同(tong)《電(dian)子(zi)文件歸(gui)檔(dang)掛號表》一路向檔(dang)案局(ju)部提(ti)交歸(gui)檔(dang)。

6.5 檔案領(ling)受

檔(dang)案局(ju)部領受(shou)電子公函(han)構(gou)成或(huo)操(cao)持局(ju)部提交歸(gui)檔(dang)的電子公函(han),并操(cao)持相干領受(shou)手續(xu)。

a)領受檢測∶檔案局部領受歸檔電(dian)子公函之前應按(an)照(zhao) DA/T70—2018的(de)請求和(he)其余相干請求,對(dui)歸檔信息包(bao)的(de)實在性(xing)、完全性(xing)、可用性(xing)和(he)寧靜性(xing)等方(fang)面(mian)停止(zhi)檢測,對(dui)不合(he)適請求的(de)歸檔信息包(bao)予以(yi)退回;

b)領受掛(gua)號(hao)∶檔(dang)案局(ju)部領受歸檔(dang)電子公(gong)函(han)時,應盤點、核實(shi)電子公(gong)函(han)的(de)文(wen)種(zhong),成文(wen)日(ri)期、保存刻(ke)日(ri)、件數、巨細等信息,確認無誤后(hou)掛(gua)號(hao)《電子文(wen)件歸檔(dang)掛(gua)號(hao)表》;

c) 領受確認(ren)∶檔(dang)(dang)案局部領受合適請求的歸(gui)檔(dang)(dang)信息(xi)包并確認(ren),實現電子公函歸(gui)檔(dang)(dang)流(liu)程。


7 電子公函(han)歸檔(dang)元數(shu)據請求

7.1 概述

本(ben)章劃定了描寫電子檔案的(de)最(zui)根基的(de)元(yuan)數據(ju)調集(ji)(ji),即(ji)元(yuan)數據(ju)根基集(ji)(ji)。現實任務中可按照(zhao)詳細情(qing)況參照(zhao) DA/T 46—2009 及相干(gan)標準擴大元(yuan)數據(ju)調集(ji)(ji)。

7.2 元數據根基集

電子檔案(an)元數(shu)據(ju)根(gen)基集合的元素(su)及其布局描寫見表1。


電子檔案元數據根基集的元素表見附錄C。

電子檔(dang)案元數據根基(ji)集(ji)與(yu)GB/T33480-2016、DA/T46-2009的(de)對(dui)應干系參見(jian)附錄D。


8 電(dian)子公函歸檔(dang)數據構造

8.1 歸檔(dang)信息包布局

歸檔信息包(bao)中普通包(bao)羅統一批次歸檔的(de)(de)多(duo)份歸檔電子公(gong)函,電子公(gong)函應以 DA/T 22—2015劃定(ding)的(de)(de)分類(lei)體(ti)例(li)為(wei)按(an)照停(ting)止構(gou)造。以接納年度(du)一保(bao)存刻日(ri)一機構(gou)(題目)三級分類(lei)體(ti)例(li)為(wei)例(li),歸檔信息包(bao)布局(ju)示例(li)見(jian)圖(tu) 1。

8.2 申(shen)明文件

申明(ming)文件以XML文件體例寄(ji)存信(xin)(xin)息(xi)(xi)包(bao)(bao)的元(yuan)數據信(xin)(xin)息(xi)(xi),包(bao)(bao)羅信(xin)(xin)息(xi)(xi)包(bao)(bao)標(biao)識,信(xin)(xin)息(xi)(xi)包(bao)(bao)范例、建(jian)(jian)立者、建(jian)(jian)立時候、建(jian)(jian)立情況、存儲地(di)位、信(xin)(xin)息(xi)(xi)包(bao)(bao)申明(ming)等(deng)。

8.3 電子檔案(an)文件夾

電子檔案文(wen)件夾(jia)普通以(yi)檔號定名(比(bi)方“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”)。文(wen)件夾(jia)中寄存電子檔案內(nei)容數(shu)據及其元數(shu)據,詳細請求以(yi)下(xia)∶

a)電子檔案內容(rong)數據按照“檔號”+“-”+“××”(××指兩位件(jian)內挨次號)的體(ti)例定名,比方“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”,包羅OFD格局的內容(rong)數據和(he)其余從屬文件(jian)∶ 

1)OFD文件(jian)∶內容數據的主體局部,包(bao)羅文件(jian)處置單和公函主體(包(bao)羅副本,定稿(gao)(gao)及歷次點竄稿(gao)(gao)),可轉換成多個OFD文件(jian)或歸并成一個OFD文件(jian);

2)其余從屬文(wen)件(jian)∶局部沒法(fa)轉換(huan)成OFD格局的(de)文(wen)件(jian)(比方圖形文(wen)件(jian)、音視頻文(wen)件(jian),其余特別格局文(wen)件(jian)等(deng))可按照第9章請求按照必然挨次置(zhi)于電(dian)子檔案文(wen)件(jian)夾中。

b)電(dian)子檔案(an)元數據(ju)信息應(ying)以 XML 文(wen)(wen)件(jian)體例寄存,存在多個(ge)OFD文(wen)(wen)件(jian)時(shi),元數據(ju)文(wen)(wen)件(jian)自力存在并按照(zhao)必然挨(ai)次置于電(dian)子檔案(an)文(wen)(wen)件(jian)夾中;存在單個(ge)OFD文(wen)(wen)件(jian)時(shi),可將(jiang)元數據(ju)文(wen)(wen)件(jian)嵌入到OFD文(wen)(wen)件(jian)中(顯現(xian)體例參(can)見附錄 E)。


9 電子公函(han)歸檔格局請求(qiu)

按照構成文(wen)件(jian)(jian)內容的(de)(de)數字工(gong)具(ju)范例(li)的(de)(de)差別可將(jiang)電子(zi)公(gong)函(han)分紅文(wen)件(jian)(jian)處(chu)置單、公(gong)函(han)主體,其余從屬文(wen)件(jian)(jian)三個局(ju)部,電子(zi)公(gong)函(han)各構成局(ju)部的(de)(de)歸檔格局(ju)應合適(shi)表2的(de)(de)劃定。


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